71.13 - Información en las Organizaciones

Comprende una serie de operaciones mediante las cuales la empresa llega a sus compradores, consumidores finales o sus canales de distribución para colocar sus productos y servicios.

• Según las características del cliente:

Ventas locales, exportaciones. Ventas minoristas, mayoristas.

• Según la recepción del pedido:
  1. Ventas en salón: vendedor atiende a clientes en su local de ventas.
  2. Ventas por corredores: vendedores visitan al cliente, ofrecen producto y si se concreta la venta, toman el pedido.
  3. Ventas por teléfono o correo: el comprador se comunica con el vendedor.
• Según condiciones de pago convenidas:

Ventas al contado, a crédito (Cuenta corriente, cuotas con garantía o no, pagarés.

• Otras modalidades:

Entrega directa del producto o vía intermediarios.

1. Separación de funciones:
   El que vende no debe tener acceso a registros de stock y de cuentas de clientes.
   La venta separada de la concesión del crédito (no otorga crédito a clientes insolventes)
   Ventas separada de facturación.
2. Aprobación de la venta:
   Fijar políticas de venta, otorgamiento de créditos, determinación de precios.
   Aprobación a cargo de funcionario responsable de créditos que conoce saldo de deuda de cliente, notas de pedido aprobadas pero no registradas e importe de nota de pedido.
3. Bonificaciones:
   Autorizadas por funcionario. El vendedor puede aplicar un porcentaje preestablecido y si lo excede, pedir autorización.
4. Movimiento de bienes:
   Circulación de mercaderías respaldada por comprobante firmado por responsable de sector que recibe.
   Considerar cobertura por riesgo de traslado de la mercadería.
5. Documentación (Prenumeracion de formularios):
   Notas de pedido, Remitos y Facturas, prenumeradas, se archivan por orden numérico aún anuladas.
6. Control de la facturación:
   Contaduría realiza control cruzado.

1. Vendedor: al recibir el requerimiento del cliente, confecciona la Nota de Pedido por cuadruplicado. El original y triplicado se envían a Administración de Ventas, el duplicado se entrega al cliente y el cuadruplicado queda adherido al talonario que dispone el vendedor.
2. Administración de Ventas: controla la Nota de Pedido con la lista de precios, ficha de artículos y en fichas de clientes, verificando las condiciones de venta y corrige si es necesario. Si no la acepta, la envía al vendedor para que lo comunique al cliente. Si la autoriza, el original de la Nota de Pedido es enviado a Créditos, y archiva el triplicado definitivamente.
3. Créditos: analiza y controla la información recibida del cliente, de los bancos y de empresas de informes y evaluación de riesgo crediticio. Consulta en la ficha del cliente el saldo de deuda, y si supera el monto de crédito disponible, se envía la Nota de Pedido a Administración de Ventas y luego al vendedor para que lo comunique al cliente. Si se autoriza se envía la Nota de Pedido original a Almacenes.
4. Almacenes: se controla la Nota de Pedido con la ficha de stock. Si hay existencias para satisfacer el pedido, confecciona el Remito por triplicado y lo envía a Expedición junto con las mercaderías. La Nota de Pedido original queda demorada en espera del Remito conformado por expedición, para luego ser archivados definitivamente.
5. Expedición: controla la mercadería con el Remito y envía el triplicado del remito a Almacenes.
6. Expedición: emite la Hoja de Ruta por duplicado. Prepara la mercadería y la entrega al transportista con los Remitos original y duplicado y la Hoja de ruta original. Se queda con el duplicado de la hoja de ruta firmado por el transportista.
7. Transportista: entrega la mercadería al cliente junto con el original del Remito, y solicita que le firme el duplicado en señal de conformidad de su recepción.
8. Transportista: regresa con el original del Remito conformado por el cliente, anota las observaciones en la Hoja de Ruta original y entrega ambos en expedición.
9. Expedición: controla la Hoja de Ruta original y el Remito duplicado. Destruye el duplicado de la Hoja de Ruta y archiva definitivamente el original. Envía a Contaduría el Remito duplicado conformado por el cliente.
10. Contaduría: tomando como base el Remito conformado, confecciona la Factura por cuadruplicado. Envía el original y duplicado al cliente, el triplicado a Créditos.
11. Contaduría: realiza la registración contable con el cuadruplicado de la Factura y el Remito y envía a Cobranzas.
12. Créditos: recibe la Factura triplicada, actualiza la ficha de los clientes y archiva definitivamente la Factura.