71.13 - Información en las Organizaciones

Se encarga de la cancelación de las obligaciones contraídas por la empresa, ya sea por compras de bienes o servicios, de sueldos y jornales del personal, impuestos, obligaciones financieras, etc.

Comprende desde el momento en que se controla la obligación pendiente de cancelación hasta que el pago se hace efectivo mediante la entrega de los valores al acreedor, se recibe la constancia del pago y se efectúa la contabilización correspondiente.

• Cuentas a Pagar: Reúne la documentación referida a las compras u otras obligaciones de la empresa, la controla y conforma para su pago en término.
• Tesorería: Custodia y maneja los recursos financieros de la organización, confecciona el instrumento de pago y efectúa la cancelación.

• En sede del acreedor: Se obtiene el recibo en el momento en que se efectúa el pago
• Cobrador: Un cobrador retira el cheque en tesorería y emite el recibo
• Repartidores: El repartidor recibe el pago y emite el recibo al entregar la mercadería
• Correspondencia: Se envía el cheque por correo y recibe el recibo por el mismo medio
• Banco: Se deposita en la cuenta del acreedor y la boleta de depósito es constancia de pago
• Caja Chica: Las compras menores se pueden pagar en efectivo mediante la utilización de un fondo fijo
• Sueldos y Jornales: Se realiza un depósito en la cuenta de cada empleado

• Separación de funciones: El manejo de los fondos no debe estar a cargo de la misma persona que realiza la registración. La liquidación y autorización debe ser realizada por una persona responsable ajena a Tesorería.
• Concentración de la responsabilidad: Una sola persona será responsable de la custodia y del manejo de fondos, esa persona suele ser el Tesorero.
• Separación total de los fondos: Para un control eficaz de los fondos, los mismos deben estar separados (cobranzas de pagos).
• Rotación del personal: De manera que se puedan detectar posibles errores en el sistema. Los reemplazos se realizarán con personal ajeno al sector y que no tenga amistad o subordinación directa con el reemplazado.
• Contabilización de las operaciones: De manera que permitan el control de las mismas y la consistencia con la información de otros sectores. La registración estará respaldada por la documentación correspondiente.
• Arqueos sorpresivos: Se realizan para verificar si los valores en existencia coinciden con los que surgen de la registración contable.
• Conciliación bancaria: proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario.
• Uso de cheques: Todos los pagos deben ser hechos mediante cheques, firmados por dos responsables. El cheque puede ser al portador, a la orden, no a la orden o imputable (los cruzados sólo pueden ser depositados). Se logra control recíproco, conciliación y seguridad.
• Pago amparado por comprobantes: Se requiere la documentación que da origen al pago (factura, remito, etc). A la misma se la marca como “pagada”, con el número de cheque utilizado.
• Existencia de Caja Chica

1. Contaduría: recibe el duplicado de la Orden de Compra, del sector Compras; el original del Informe de Recepción y Remito original conformado del sector Recepción.
2. Contaduría: recibe la factura original del proveedor.
3. Contaduría: realiza el control de la Factura, el Remito, el Informe de Recepción y la Orden de Compra.
4. Contaduría: confecciona la Orden de Pago por triplicado. Remite a Tesorería los 2 primeros ejemplares y archiva la última copia.
5. Contaduría: envía a Gerencia Administrativa el resto de la documentación (legajo = factura + remito + informe de recepción + orden de compra).
6. Tesorería: prepara el cheque de pago al proveedor, colocándole la primera firma y lo envía a Gerencia Administrativa junto con el duplicado de la Orden de Pago. Archiva el original de la Orden de Pago.
7. Gerencia Administrativa: controla la documentación (legajo) con el cheque y el duplicado de la orden de pago. Inutiliza la documentación con un sello de “pagado”, para evitar una nueva presentación.
8. Gerencia Administrativa: coloca la segunda firma al cheque y lo pasa a Secretaría de Gerencia. Envía la documentación (legajo y duplicado de la orden de pago) a Contaduría.
9. Secretaría de Gerencia: envía el cheque al Proveedor.
10. Proveedor: emite el Recibo y envía a Contaduría el original.
11. Contaduría: controla la documentación (legajo y duplicado y triplicado de la orden de pago) con el recibo y la archiva definitivamente. Registra contablemente el pago.