71.13 - Información en las Organizaciones

Conjunto de operaciones realizadas para posibilitar la obtención de un bien o servicio, según las especificaciones, a un precio adecuado y en la cantidad y tiempo requeridos.

Comprende desde que se detecta la necesidad de aprovisionamiento, hasta que se reciben las mercaderías y se registran contablemente. En el caso de los bienes, el sector de Almacenes se fija el faltante de un producto o material e Ingeniería establece las especificaciones técnicas. Compras debe buscar la mejor cotización del proveedor y asegurar que las mercaderías o servicios se reciban en el momento oportuno.

• Investigación de Mercado: ¿Quién puede proveer? Así como también tiempos de entrega según proveedores, etc.
• Administración de Compras: Emisión de órdenes de compra y comprobadores especializados.
• Seguimiento: Vigilancia de contratos con proveedores (según lo establecido por las órdenes de compra)
• Activación: Colaboración con los proveedores en caso de retrasos, para evitar problemas de abastecimiento y relaciones con terceros.
• Inspección de Fabricación: Revisión de los procesos productivos de los proveedores in-situ.

• Compras menores: Bienes de escaso valor y de necesidad circunstancial. Generalmente son abonadas en efectivo mediante un fondo fijo.
• Compras de bienes de uso: Rodados, maquinarias, inmuebles, etc. (aquellos que no requieren reposición permanente). Deben ser autorizadas por altos niveles de decisión.
• Compras normales: Consumos repetitivos y necesarios para el desenvolvimiento normal de la empresa relacionados con el área de producción, comercialización o administración. En general son bienes sobre los que se conoce el punto de pedido, stock mínimo/máximo, posibilitando que las compras sean presupuestadas.
• Importaciones: Compras realizadas a un proveedor extranjero, lo que hace necesario considerar una serie de particularidades como seguros de cambio, transporte, derechos de importación, etc. Requieren de la intervención de una institución bancaria.

• Materia prima o insumos (lo directamente relacionado con la producción)
• Materiales para servicios administrativos
• Servicios

Ingeniería: Especifica qué es lo que se debe comprar Planeamiento de la Producción: Establece las necesidades de materias primas a lo largo del tiempo (dado el programa general de la empresa) Control de Calidad: Comprueba que lo recibido concuerde con las calidades de lo solicitado Finanzas: Indica las formas de pago a poner en las órdenes de compra Recepción: Controla cuantitativamente y registra los ingresos de las compras

• Separación de funciones: La función de Compras debe estar separada del manejo físico de los bienes y de la registración de los mismos. Por lo tanto, debe estar separada de Almacenes, Recepción, Cuentas a Pagar y Contabilidad.
• Iniciación del trámite de compras: Debe ser respaldada por un pedido formal debidamente autorizado y especificaciones completas y precisas del producto (catálogos, características físicas, muestras, etc.).
• Obtención de un número determinado de cotizaciones: Para todas las compras superiores a un determinado monto, se piden presupuestos por escrito (lo usual es pedir por lo menos 3).
• Autorización de la compra: Lo realiza la persona responsable, en función de las ofertas recibidas, firmando la órden de compra. Existe una carta de autorización que establece quién puede aprobar hasta qué límite.
• Punto de pedido y lote de compra: Para que los pedidos sean acordes a las cantidades necesarias. El punto de pedido es la cantidad en existencia a partir de la cual se debe solicitar la compra de un articulo. El lote de compra es el que se elige no sólo como el más económico
• Control de la mercadería recibida: Cualitativo y cuantitativo, con elaboración de informes.
• Constitución de seguros sobre mercaderías en tránsito.
• Prenumeración de formularios: En forma preimpresa y correlativa. Solicitudes de compra, órdenes de compra, informes de recepción y de control de calidad. Y realización de controles de correlatividad de los formularios utilizados.

Para una empresa industrial, con utilización de sistema computarizado.

1. Fábrica: tomando como base la Orden de Producción, se emite el Pedido de Materiales, por duplicado, enviando ambos a Almacenes. Se archiva la Orden de Producción por fecha.
2. Almacenes: se consulta el archivo de stock para ver si hay existencias. En caso negativo, se ingresa el pedido y se emite la Solicitud de Compra por duplicado. Se envía el original a Compras y se archiva en forma provisoria el duplicado junto al original del Pedido de Materiales. Se coloca en el duplicado del Pedido de Materiales el sello “en trámite” y se envía dicho formulario a Fábrica.
3. Compras: con el original de la Solicitud de Compra, se inicia el trámite de compras. Se accede al archivo de proveedores y se emite el Pedido de Cotización, enviando una copia a cada proveedor.
4. Compras: se adjunta el Pedido de Cotización original a la Solicitud de Compras original, se arma el Legajo de compra, en espera de la llegada de cotizaciones. Se archiva en forma provisoria por número de solicitud de compra.
5. Compras: se comparan las Cotizaciones confeccionando una planilla de evaluación de presupuestos, y se registra el motivo de la selección, de aceptación o rechazo de la cotización. Se asocia la compra pendiente al proveedor asignado. Se emite la Orden de Compra por cuadruplicado y se distribuye el original al Proveedor, duplicado para Contaduría y triplicado para Recepción.
6. Compras: se adjunta el cuadruplicado de la Orden de Compra al Legajo de compra que queda en el sector.
7. Recepción: se recibe el triplicado de la Orden de Compra archivándolo transitoriamente hasta la recepción de la mercadería: se recibe el duplicado de la Orden de Compra, que se archiva transitoriamente hasta la recepción del Remito.
8. Recepción: se recibe la mercadería y se la controla con la Orden de Compra. Si se recibió el total de lo pedido se da el conforme sobre el Remito original y se lo devuelve al proveedor. Se archiva definitivamente el triplicado de la Orden de Compra. Tomando como base el duplicado del Remito, se confecciona el Parte de Recepción por triplicado. El original y el duplicado se envían a Almacenes junto con la mercadería, y el triplicado a Compras.
9. Compras: tomando como base el triplicado del Parte de Recepción, se accede al archivo de compras pendientes y se da de baja a las mismas. Se coloca el número de Parte de Recepción en cada Legajo y se archiva definitivamente.
10. Almacenes: se controla el Remito con el duplicado del parte de recepción, el que se firma y entrega a Recepción con la constancia de cumplimiento de dicho sector. Se controla la mercadería recibida con el duplicado de la Solicitud de compra y el original del parte de recepción. Se envía a Contaduría el remito duplicado y a Recepción el parte de recepción duplicado.
11. Almacenes: tomando como base el Parte de Recepción, se accede al archivo de stock y se lo actualiza. Se archiva provisoriamente el pedido de materiales recibido anteriormente. Se archiva definitivamente la solicitud de compra junto al parte de recepción original, por tipo de mercadería.
12. Recepción: se recibe el Parte de Recepción duplicado y se archiva definitivamente por número de parte.
13. Contaduría: se recibe el Remito duplicado y se adjunta a la Orden de Compra duplicado. Comienza el circuito de Pagos.