71.13 - Información en las Organizaciones

Su objetivo es obtener los ingresos a la empresa, de los valores correspondientes a las ventas efectuadas y que están representados anteriormente por una cuenta o documento a cobrar, según se trate de una venta en cuenta corriente o documentada.

Comprende desde el momento en que se detecta que un crédito está en condiciones de ser cobrado, hasta que los valores percibidos ingresan en la empresa, por los cuales se entrega al cliente el comprobante respectivo y se realiza la contabilización correspondiente.

• Cobranzas: detecta que un crédito se encuentra en condiciones de ser cobrado a partir del vencimiento de la factura o del documento.
• Tesorería: custodia y maneja los recursos financieros de la organización, recibe los valores percibidos producto de la gestión de cobro, los custodia y los deposita en una cuenta bancaria.

• En Caja
• Por Cobradores
• Por Repartidores
• Por Correspondecia
• Por Banco
• Por Descuento de Documentos
• de Exportaciones

• Ingeniería: Especifica qué es lo que se debe comprar
• Planeamiento de la Producción: Establece las necesidades de materias primas a lo largo del tiempo (dado el programa general de la empresa)
• Control de Calidad: Comprueba que lo recibido concuerde con las calidades de lo solicitado
• Finanzas: Indica las formas de pago a poner en las órdenes de compra
• Recepción: Controla cuantitativamente y registra los ingresos de las compras

• Separación de funciones
• Concentración de la responsabilidad
• Separación total de los fondos
• Rotación del personal
• Contabilización de las operaciones
• Arqueos sorpresivos
• Conciliación bancaria
• Control de los Recibos: deben estar encuadernados en talonarios prenumerados. Deben estar bajo custodia de un responsible.
• Rendición diaria de la cobranza: permite la pronta disponibilidad de fondos y evita que sean utilizados para fines ajenos.
• Apertura de Correspondencia: debe ser abierta por un funcionario responsible, quien confecciona una planilla con el detalle de los valores recibidos para enviar a Tesorería.
• Control sobre los valores recibidos: se colocan leyendas en los cheques para restringir su uso, las transferencias deben respaldarse con comprobantes y se depositan los valores recibidos diariamente.
• Descuentos por pronto pago: deben ser autorizados por un funcionario competente.

1. Cobranzas: se dispone de los legajos de los clientes cuyas deudas vencen dentro de la próxima semana. El legajo contiene la Factura pendiente de cobro, y el Remito conformado por el cliente.
2. Cobranzas: controla diariamente los legajos y confecciona el Listado de Cobranzas por duplicado, que entregará al cobrador asignado con las facturas y remitos correspondientes.
3. Cobrador: firma el duplicado del Listado de Cobranzas como constancia de haberlo recibido con los respectivos comprobantes y lo entrega en Cobranzas, donde queda demorado en espera de novedades. El cobrador se queda con el original.
4. Cobrador: visita al cliente y recibe los valores que le entrega el mismo. Controla que los valores sean absolutamente correctos en todas las formalidades, importes y fechas.
5. Cobrador: confecciona el Recibo por cuadruplicado y entrega el original al cliente.
6. Cobrador: al final del día se presenta en Tesorería y entrega los valores recibidos, las copias de los recibos, las facturas, los remitos correspondientes y el listado de cobranzas original.
7. Tesorería: controla el Listado de Cobranzas con los valores, los recibos, facturas y remitos (controla que los valores sean absolutamente correctos en todas las formalidades, importes y fechas). Devuelve al cobrador el Listado de Cobranzas original sellado y firmado, y se guarda el cuadruplicado de los recibos.
8. Cobrador: entrega en Cobranzas el Listado de Cobranzas original, sellado y firmado por Tesorería, acompañado de los recibos duplicados y triplicados, de las facturas y remitos.
9. Cobranzas: controla el duplicado de los recibos con el listado de cobranzas sellado por Tesorería y entrega al Cobrador el Recibo triplicado visado por dicho sector y el Listado de Cobranzas duplicado. Cobranzas archiva el Listado de Cobranzas original. Envía los recibos a Contaduría para su posterior registración, junto con los legajos con facturas y remitos para su archivo.
10. Cobrador: destruye el Listado de Cobranzas duplicado y archiva los triplicados de Recibos definitivamente, por orden correlativo.
11. Tesorería: al finalizar el día, confecciona una Planilla de Caja Diaria por duplicado, tomando como base los valores recibidos y los cuadruplicados de los recibos, que luego archiva definitivamente como constancia de los valores recibidos. Los valores son depositados en el banco con una Boleta de Depósito. Cuando se recibe la copia de la Boleta de Depósito sellada por el banco, como constancia del depósito efectuado, se envía a Contaduría junto con la Planilla de Caja original y duplicado.
12. Contaduría: recibe la planilla diaria de caja y la boleta de depósito, y controla con el legajo y recibo que estaban en espera.
13. Contaduría: efectúa la registración contable en los subdiarios correspondientes y se archivan definitivamente los comprobantes.