Separación de funciones: El manejo de los fondos no debe estar a cargo de la misma persona que realiza la registración. La liquidación y autorización debe ser realizada por una persona responsable ajena a Tesorería.
Concentración de la responsabilidad: Una sola persona será responsable de la custodia y del manejo de fondos, esa persona suele ser el Tesorero.
Separación total de los fondos: Para un control eficaz de los fondos, los mismos deben estar separados (cobranzas de pagos).
Rotación del personal: De manera que se puedan detectar posibles errores en el sistema. Los reemplazos se realizarán con personal ajeno al sector y que no tenga amistad o subordinación directa con el reemplazado.
Contabilización de las operaciones: De manera que permitan el control de las mismas y la consistencia con la información de otros sectores. La registración estará respaldada por la documentación correspondiente.
Arqueos sorpresivos: Se realizan para verificar si los valores en existencia coinciden con los que surgen de la registración contable.
Conciliación bancaria: proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario.
Uso de cheques: Todos los pagos deben ser hechos mediante cheques, firmados por dos responsables. El cheque puede ser al portador, a la orden, no a la orden o imputable (los cruzados sólo pueden ser depositados). Se logra control recíproco, conciliación y seguridad.
Pago amparado por comprobantes: Se requiere la documentación que da origen al pago (factura, remito, etc). A la misma se la marca como “pagada”, con el número de cheque utilizado.
Existencia de Caja Chica