====== 71.13 - Información en las Organizaciones ====== ===== Resúmen del Circuito de Compras ===== Conjunto de operaciones realizadas para posibilitar la obtención de un bien o servicio, según las especificaciones, a un precio adecuado y en la cantidad y tiempo requeridos. ==== Alcance ==== Comprende desde que se detecta la necesidad de aprovisionamiento, hasta que se reciben las mercaderías y se registran contablemente. En el caso de los bienes, el sector de Almacenes se fija el faltante de un producto o material e Ingeniería establece las especificaciones técnicas. Compras debe buscar la mejor cotización del proveedor y asegurar que las mercaderías o servicios se reciban en el momento oportuno. ==== Subsectores ==== * **Investigación de Mercado**: ¿Quién puede proveer? Así como también tiempos de entrega según proveedores, etc. * **Administración de Compras**: Emisión de órdenes de compra y comprobadores especializados. * **Seguimiento**: Vigilancia de contratos con proveedores (según lo establecido por las órdenes de compra) * **Activación**: Colaboración con los proveedores en caso de retrasos, para evitar problemas de abastecimiento y relaciones con terceros. * **Inspección de Fabricación**: Revisión de los procesos productivos de los proveedores in-situ. ==== Modalidades ==== === Por Forma === * **Compras menores**: Bienes de escaso valor y de necesidad circunstancial. Generalmente son abonadas en efectivo mediante un fondo fijo. * **Compras de bienes de uso**: Rodados, maquinarias, inmuebles, etc. (aquellos que no requieren reposición permanente). Deben ser autorizadas por altos niveles de decisión. * **Compras normales**: Consumos repetitivos y necesarios para el desenvolvimiento normal de la empresa relacionados con el área de producción, comercialización o administración. En general son bienes sobre los que se conoce el punto de pedido, stock mínimo/máximo, posibilitando que las compras sean presupuestadas. * **Importaciones**: Compras realizadas a un proveedor extranjero, lo que hace necesario considerar una serie de particularidades como seguros de cambio, transporte, derechos de importación, etc. Requieren de la intervención de una institución bancaria. === Por tipo de Bien === * Materia prima o insumos (lo directamente relacionado con la producción) * Materiales para servicios administrativos * Servicios ==== Relaciones ==== **Ingeniería**: Especifica qué es lo que se debe comprar **Planeamiento de la Producción**: Establece las necesidades de materias primas a lo largo del tiempo (dado el programa general de la empresa) **Control de Calidad**: Comprueba que lo recibido concuerde con las calidades de lo solicitado **Finanzas**: Indica las formas de pago a poner en las órdenes de compra **Recepción**: Controla cuantitativamente y registra los ingresos de las compras ==== Normas de Control Interno ==== * **Separación de funciones**: La función de Compras debe estar separada del manejo físico de los bienes y de la registración de los mismos. Por lo tanto, debe estar separada de Almacenes, Recepción, Cuentas a Pagar y Contabilidad. * **Iniciación del trámite de compras**: Debe ser respaldada por un pedido formal debidamente autorizado y especificaciones completas y precisas del producto (catálogos, características físicas, muestras, etc.). * **Obtención de un número determinado de cotizaciones**: Para todas las compras superiores a un determinado monto, se piden presupuestos por escrito (lo usual es pedir por lo menos 3). * **Autorización de la compra**: Lo realiza la persona responsable, en función de las ofertas recibidas, firmando la órden de compra. Existe una carta de autorización que establece quién puede aprobar hasta qué límite. * **Punto de pedido y lote de compra**: Para que los pedidos sean acordes a las cantidades necesarias. El punto de pedido es la cantidad en existencia a partir de la cual se debe solicitar la compra de un articulo. El lote de compra es el que se elige no sólo como el más económico * **Control de la mercadería recibida**: Cualitativo y cuantitativo, con elaboración de informes. * **Constitución de seguros sobre mercaderías en tránsito**. * **Prenumeración de formularios**: En forma preimpresa y correlativa. Solicitudes de compra, órdenes de compra, informes de recepción y de control de calidad. Y realización de controles de correlatividad de los formularios utilizados. ==== Cursograma ==== Para una empresa industrial, con utilización de sistema computarizado. - **Fábrica**: tomando como base la Orden de Producción, se emite el Pedido de Materiales, por duplicado, enviando ambos a Almacenes. Se archiva la Orden de Producción por fecha. - **Almacenes**: se consulta el archivo de stock para ver si hay existencias. En caso negativo, se ingresa el pedido y se emite la Solicitud de Compra por duplicado. Se envía el original a Compras y se archiva en forma provisoria el duplicado junto al original del Pedido de Materiales. Se coloca en el duplicado del Pedido de Materiales el sello "en trámite" y se envía dicho formulario a Fábrica. - **Compras**: con el original de la Solicitud de Compra, se inicia el trámite de compras. Se accede al archivo de proveedores y se emite el Pedido de Cotización, enviando una copia a cada proveedor. - **Compras**: se adjunta el Pedido de Cotización original a la Solicitud de Compras original, se arma el Legajo de compra, en espera de la llegada de cotizaciones. Se archiva en forma provisoria por número de solicitud de compra. - **Compras**: se comparan las Cotizaciones confeccionando una planilla de evaluación de presupuestos, y se registra el motivo de la selección, de aceptación o rechazo de la cotización. Se asocia la compra pendiente al proveedor asignado. Se emite la Orden de Compra por cuadruplicado y se distribuye el original al Proveedor, duplicado para Contaduría y triplicado para Recepción. - **Compras**: se adjunta el cuadruplicado de la Orden de Compra al Legajo de compra que queda en el sector. - **Recepción**: se recibe el triplicado de la Orden de Compra archivándolo transitoriamente hasta la recepción de la mercadería: se recibe el duplicado de la Orden de Compra, que se archiva transitoriamente hasta la recepción del Remito. - **Recepción**: se recibe la mercadería y se la controla con la Orden de Compra. Si se recibió el total de lo pedido se da el conforme sobre el Remito original y se lo devuelve al proveedor. Se archiva definitivamente el triplicado de la Orden de Compra. Tomando como base el duplicado del Remito, se confecciona el Parte de Recepción por triplicado. El original y el duplicado se envían a Almacenes junto con la mercadería, y el triplicado a Compras. - **Compras**: tomando como base el triplicado del Parte de Recepción, se accede al archivo de compras pendientes y se da de baja a las mismas. Se coloca el número de Parte de Recepción en cada Legajo y se archiva definitivamente. - **Almacenes**: se controla el Remito con el duplicado del parte de recepción, el que se firma y entrega a Recepción con la constancia de cumplimiento de dicho sector. Se controla la mercadería recibida con el duplicado de la Solicitud de compra y el original del parte de recepción. Se envía a Contaduría el remito duplicado y a Recepción el parte de recepción duplicado. - **Almacenes**: tomando como base el Parte de Recepción, se accede al archivo de stock y se lo actualiza. Se archiva provisoriamente el pedido de materiales recibido anteriormente. Se archiva definitivamente la solicitud de compra junto al parte de recepción original, por tipo de mercadería. - **Recepción**: se recibe el Parte de Recepción duplicado y se archiva definitivamente por número de parte. - **Contaduría**: se recibe el Remito duplicado y se adjunta a la Orden de Compra duplicado. Comienza el circuito de Pagos.